証券取引等監視委員会による当社子会社社員に対する調査を受けた当社における取り組みについて

株式会社アイ・アールジャパンホールディングスの子会社社員、当社グループ

当社の監査等委員会において、新たに選任された2名を含む4名の独立社外取締役により検証を実施。監査等委員会が潮見坂綜合法律事務所の弁護士阿南剛およびニューヨーク州弁護士鈴木正人を起用

インサイダー取引防止に関わる社内規定の見直し：グループ全役職員の証券取引口座の開設を許可制とするなどのルールの明確化。インサイダー取引規制に関する社内研修の実施：社内研修、外部講師による研修を定期的に実施。証券取引の有無及び個別株式保有の有無の確認：入社時、在籍時の証券取引の有無及び個別株式保有の有無の確認。個別株式の売買の禁止：在職中は原則個別株式の売買を禁止、新規の証券口座開設、株式売買を希望する場合には社内ルールに則った厳格な申請手続・承認を必須化。誓約書の提出：株券等の売買に関する誓約書、証券口座不所持に関する誓約書の提出。個別面談の実施：管掌取締役、コンプライアンス室長による個別面談をグループ全役職員に実施、面談時に証券口座保有、個別株式の保有状況の有無を再確認。法人関係情報の管理：法人関係情報の取扱いの徹底の周知、法人関係情報の続報登録をシステム化。内部通報制度：内部通報制度に関する社内規程を改定、第三者機関（外部法律事務所）の通報窓口を設置。情報管理の徹底：ファイルサーバー内の各フォルダについて、用途ごとにアクセス権を制限した運用・管理の徹底、非公開情報を取り扱う重要プロジェクト（PJ案件）のPJフォルダのアクセス権限付与時に「秘密保持に関する誓約書」の提出を必須化。情報管理に関する社内研修の実施：グループ全役職員を対象として不正競争防止法、法人関係情報の管理等をテーマとした研修を実施。誓約書の提出：「機密情報管理に係る秘密保持誓約書」の提出を、従来の入社時、退職時の提出に加え、入社後の在職時を追加、在職中における非公開情報を取り扱う重要プロジェクト（PJ案件）の参画時にも、「秘密保持に関する誓約書」の提出を必須化。情報管理ルール：担当変更時等の各フォルダのアクセス権限変更に関わるルールをマニュアル化しグループ全役職員へ通知、アクセス権限変更は社内システムを通じて変更依頼を行っており、アクセス権の変更履歴をデータ蓄積し、記録化。牽制的施策の強化：サンプリング形式で電子メールやサーバーへのアクセスログ監査を継続的に実施。利益相反管理体制の整備：「コンフリクト委員会」を設置、利益相反の発生可能性がある提案を行う前にはコンフリクト委員会による事前のコンフリクトチェックを徹底、毎週行われるコンフリクト情報等確認会議にて案件の進捗状況なども踏まえて対応要否を確認、グループコンプアライアンス委員会に外部アドバイザーを設置。利益相反管理に関する社内研修の実施：グループ全役職員を対象として利益相反管理をテーマとした研修を実施。利益相反管理体制の強化：四半期に1度開催されるグループコンプライアンス委員会において当社グループの幹部社員を交えたディスカッションを実施。対象取引の特定・管理に必要な情報の収集：当社グループのお客様へのコンタクト情報の登録に関するマニュアルを策定し、グループ全役職員に対して周知徹底を実施、各社で顧客コンタクト情報を記録する顧客管理システムの刷新を実施